「文章の添削・校正が面倒…」「ChatGPTで文章の添削・校正ができるの？…」そう思う方もいるのではないでしょうか。
実は、ChatGPTを活用すれば、文章の添削・校正作業を大幅に効率化することができます。
今回PROMPTYでは、ChatGPTを使った文章の添削・校正の方法とそのメリットについて詳しくご紹介します。
なぜChatGPTで文章の添削・校正を行うのか
信頼性の向上
文章中に誤字脱字や、文法的なミスが散見される場合、読者に対してその文章の信頼性を失う可能性があります。
逆に言えば、正しい情報が記載されているかつ、細心の注意を払って文章を構成することで、文章の作成者や組織の信用を守ることができます。
メッセージの意図を正しく伝える
文章中に文脈に沿わない単語や、まわりくどい表現があると、意図したメッセージが相手に対して正確に伝わらない、あるいは誤解を招く可能性があります。
丁寧な文章の添削・校正を行うことにより、そのような誤解を防ぎ、意図した通りのメッセージを相手に伝えることができます。
文章の一貫性を保つ
読みやすい文章を作成するには、文章全体の一貫性を保つことが重要です。文章全体で、表現のスタイル、文法、語彙の選択などが文章全体を通じて統一されていることが望ましいです。
例えば、特定の専門的な用語を使う場合、その用語を一貫して使用することが重要です。また、文法的な観点からも、文章全体を通じて同じ時制を維持するなど、一貫性を保つことが求められます。文章が一貫性を保つことで、流れがスムーズになり、読みやすさが向上します。
自らのリテラシーの向上
自分の文章を校正・添削をしてもらうことで、自身のライティングスキルやリテラシーを向上させることができます。校正の過程で間違いや不適切な表現を見つけることで、新たな視点や表現方法を学ぶ機会になります。
ChatGPTを使って文章の添削・校正を行うメリット
いつでも利用可能
ChatGPTへの質問は24時間365日いつでも利用可能です。そのため、ChatGPTを使うことで休暇日でも深夜でも、いつでも文章の添削・校正を行うことができます。
ChatGPTを活用することで、急なタスクに対応する必要があっても、時間を気にすることなく作業を行うことができるため、効率と生産性が向上します。
即時のフィードバック
ChatGPTは、リアルタイムで文章の添削・校正を行うことができます。人間のエディターが時間をかけて行う作業も、ChatGPTではわずかな時間で済ますことができます。
このように、迅速なフィードバックを得ることで、自分の業務の効率を大幅に上げることができます。
文章の一貫性を保つことができる
ChatGPTは、一貫性を保ったフィードバックをすることができます。文章中に似たような意味の単語が複数入っている場合、正しく指摘してくれます。
また、スタイル（フォーマル、カジュアル等）を指定して一貫性のあるスタイルに文章を添削することができます。
一度に大量のテキストを処理できる
ChatGPTは、一度に大量のテキストを添削・校正することができます。期限や締切が迫った状況でも、高速にテキストを処理することができ、必要な修正をしてもらうことができます。
また、常に同じ基準で一定のクオリティで文章の添削・校正を行うことができるのも、ChatGPTの強みになります。
プロンプト例
①日本語の文章を添削・校正を行う
はじめに、ChatGPTに日本語の文章の添削をしてもらうプロンプトを紹介します。
プロンプト：
#命令文
あなたは優秀な編集者です。
#制約条件に従って次の#文章を添削してください。
#制約条件
*#手順に基づいて文章を添削すること
*文章の順番に変更を加えないこと
*架空の表現や慣用句、ことわざを使用しないこと
*文章を省略しないこと
*#出力形式に従うこと
#手順
修正1:誤字脱字、タイプミスがあった場合は全て指摘してください。
修正2:言葉の表記にばらつきがあった場合は全て指摘してしてください。
修正3:数字の表記にばらつきがあった場合は全て指摘してしてください。
修正4:慣用句やことわざの表現に誤りがあると考えられる場合は全て指摘してください。
修正5:文脈に合わない単語が使われている場合は誤りを全て指摘してください。
修正6:主語と述語の組み合わせが間違っている場合は全て指摘してください。
修正7:文末の表現は全て「です、ます」口調に統一してください。
修正8:句読点の打ち方に不自然な点がある場合は全て指摘してください。
#出力形式
*修正後の文章
*修正した箇所とその理由
#文章:{文章を入力}今回はこちらのビジネスメールを添削してもらいます。
QWE社の営業を担当している山田一郎と申します。この度はご連絡をさしあげる機会を頂き、心より感謝申し上げます。
私たちのチームは現在、新規プロジェクトに関して作業を進めております。このプロジェクトを成功に導くため、御社の開発チームの皆様との初回ミーティングを計画しております。具体的な議題や目標を共有し、必要なせんっ略やタスクについてに話し合いたいと考えています。
ミーティングはオンラインで行う予定ですが皆様のご都合がよろしければ来週の月曜日から金曜日の間で開催したいと思っています。特に午前10時から12時、または午後2時から4時の間が私たちにとって最適な時間帯だ。
ご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。もし他にぎろんしたいトピックや要望がありましたら、お気軽にお知らせください。
お忙しい中恐れ入りますが、ご返信をお待ちしております。
よろしくお願い申し上げます。
山田一郎
QWE社
012-345-6789ChatGPTの出力（GPT-4）：
#修正後の文章：
QWE社の営業を担当している山田一郎と申します。この度はご連絡をさせていただく機会を頂き、心より感謝申し上げます。
私たちのチームは現在、新規プロジェクトに関して作業を進めております。このプロジェクトを成功に導くため、貴社の開発チームの皆様との初回ミーティングを計画しております。具体的な議題や目標を共有し、必要な戦略やタスクについて話し合いたいと考えております。
ミーティングはオンラインで行う予定ですが、皆様のご都合がよろしければ、来週の月曜日から金曜日の間で開催したいと思っております。特に午前10時から12時、または午後2時から4時の間が私たちにとって最適な時間帯です。
ご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。もし他に議論したいトピックや要望がありましたら、お気軽にお知らせください。
お忙しい中恐れ入りますが、ご返信をお待ちしております。
よろしくお願い申し上げます。
山田一郎
QWE社
012-345-6789
#修正した箇所とその理由：
1.「ご連絡をさしあげる」を「ご連絡をさせていただく」に修正。敬語表現が間違っていました。
2.「御社」を「貴社」に修正。統一した敬称の使用が必要です。
3.「せんっ略」を「戦略」に修正。誤字脱字がありました。
4.「行う予定ですが皆様の」を「行う予定ですが、皆様の」に修正。句読点の使用が不自然でした。
5.「最適な時間帯だ」を「最適な時間帯です」に修正。「です、ます」口調に統一する必要がありました。
6.「ぎろんしたい」を「議論したい」に修正。誤字脱字がありました。プロンプトの指示通り、修正後の文章と修正した箇所のリストが出力され、それぞれの修正に対する理由が詳細に説明されました。敬語表現や誤字脱字の修正など、文法と表現の両面で添削ができており、人間が添削する場合と変わらないクオリティで文章の添削ができています。
ChatGPTを使った高精度な文章校正について詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
ChatGPTで高精度な文章校正を行う方法 文章を書く際に、校正作業は必須の作業です。しかし、毎回細かい点をチェックするのは非常に時間がかかるものです。そこで、今回はChatGPTを使って校正作業を効率化する方法を紹介します。 […]
②英文の添削・校正を行う
次に、ChatGPTに英文の添削をしてもらうプロンプトを紹介します。単語や文法のミスや文の構造に関する修正をしてもらい、CEFRのC2レベルの文章に直してもらいます。
#命令文
あなたは優秀な翻訳者です。
#制約条件に従って次の#英文を添削してください。
#制約条件
*#手順に基づいて文章を添削すること
*CEFRのC2レベル値する英文を作成すること
*架空の表現や慣用句、ことわざを使用しないこと
*文章を省略しないこと
*#出力形式に従うこと
#手順
修正1:誤字脱字、スペルミスがあった場合は全て指摘してください。
修正2:言葉の表記にばらつきがあった場合は全て指摘してしてください。
修正3:数字の表記にばらつきがあった場合は全て指摘してしてください。
修正5:文脈に合わない単語が使われている場合は誤りを全て指摘してください。
修正5:主語と述語の一致が間違っている場合は全て指摘してください。
修正6:文章のテンスやアスペクト（完了形、進行形など）が一貫していない場合、全て指摘してください。
修正7:不適切な前置詞が使用されている場合は全て指摘してください。
修正8:句読点の使用に問題がある場合は全て指摘してください。
修正9:文章が冗長である、または効率的に言い換えることが可能な場合は全て指摘してください。
修正10:より自然な表現やフレーズに言い換えてください。
#出力形式
*修正後の文章
*修正した箇所とその理由（日本語で出力すること）
#文章:{文章を入力}今回は、こちらの英文を添削してもらいます。
My name is Ichiro Yamada, and I'm in charge of sales at QWE Company. I'm grateful to had the opportunity to contact you this time.
Our team are currently work on a new project. For make project successful, we planning a first meeting with your development team. We want to share specific topics and goals, and to discuss the necessary abreviations and tasks.
The meeting is be scheduled to be online, but if it suits for you, we would like to hold between Monday and Friday of next week. In particular, from 10am to 12pm or from 2pm to 4pm are the best times for us.
We be grateful if you could let us know a good time for you. If you have any other topics you would liked to discus or any requests, please feel free to let us know.
We apologize for bother you in your busy time, but we look forward your reply.
Best regards,
Ichiro Yamada
QWE Company
012-345-6789ChatGPTの出力（GPT-4）：
#修正後の文章:
My name is Ichiro Yamada, and I am responsible for sales at QWE Company. I am grateful to have the opportunity to contact you this time.
Our team is currently working on a new project. To make the project successful, we are planning the first meeting with your development team. We aim to share specific topics and goals, and discuss the necessary procedures and tasks.
The meeting is scheduled to be online, but if it suits you, we would like to hold it between Monday and Friday of next week. Specifically, from 10 am to 12 pm or from 2 pm to 4 pm would be the best times for us.
We would be grateful if you could let us know a convenient time for you. If you have any other topics you would like to discuss or any requests, please feel free to let us know.
We apologize for disturbing you during your busy time, but we look forward to your reply.
Best regards,
Ichiro Yamada
QWE Company
012-345-6789
#修正した箇所とその理由：
"I'm grateful to had the opportunity..." は "I am grateful to have the opportunity..." に修正しました。過去形を使うのは誤りで、現在形を使うべきです（修正6）。
"Our team are currently work..." は "Our team is currently working..." に修正しました。"team" は単数形として扱われるべきで、現在進行形が適切です（修正5, 6）。
"For make project successful..." は "To make the project successful..." に修正しました。"For" の代わりに "To" を使い、"project" の前に定冠詞 "the" を追加しました（修正7, 2）。
"we planning a first meeting..." は "we are planning the first meeting..." に修正しました。現在進行形が適切で、"a first" を "the first" に変更しました（修正6, 2）。
"the necessary abreviations and tasks." は "the necessary procedures and tasks." に修正しました。"abreviations" はこの文脈では不適切で、"procedures" が適切です（修正5）。
"The meeting is be scheduled to be online..." は "The meeting is scheduled to be online..." に修正しました。不要な "be" を削除しました（修正8）。
"if it suits for you..." は "if it suits you..." に修正しました。"for" はこの文脈では不要です（修正7）。
"we would like to hold between Monday and Friday..." は "we would like to hold it between Monday and Friday..." に修正しました。"it" を追加して文章を明確にしました（修正9）。
"We be grateful if..." は "We would be grateful if..." に修正しました。"would" が欠けていました（修正1）。
"you would liked to discus..." は "you would like to discuss..." に修正しました。誤った形容詞形とスペルミスを修正しました（修正1, 3）。
"We apologize for bother you..." は "We apologize for disturbing you..." に修正しました。"bother" は動詞形であるべきです（修正1）。
"we look forward your reply." は "we look forward to your reply." に修正しました。"to" が欠けていました（修正1）。出力形式に従って、修正後の文章と修正箇所の指摘とその理由に関する説明が出力されました。指定した添削の手順に従って、文章の誤りを具体的に指摘し、その誤りがなぜ誤りであるかを日本語で詳細に説明してくれています。単語や時制、前置詞の修正だけでなく、文脈に沿った適切な単語を教えてもらうことができました。
英語のビジネスメールの作成について詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
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まとめ
今回PROMPTYでは、ChatGPTを使った文章の添削・校正の方法とそのメリットを紹介しました。
また、実際に日本語の文章と英語の文章を添削してもらうプロンプトを紹介しました。
今回の例を参考に、皆さまもChatGPTを使った文章の添削・校正に挑戦し、作業の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。
