「英語のビジネスメール作成に頭を悩ませている…」「ChatGPTで英語のビジネスメールの作成ができるの？…」そう思う方もいるのではないでしょうか。
実は、ChatGPTを利用すれば、効果的な英語のビジネスメール作成が可能になります。
今回PROMPTYでは、ChatGPTを用いて英語のビジネスメールを作成する方法を例文を使ってご紹介します。
プロンプト
プロンプトテンプレ：
#命令文
あなたは優秀な翻訳者です。
#制約条件に従って英語のビジネスメールを作成してください。
#制約条件
*#メール内容に基づいて本文を記述すること
*#メール内容にの記載内容の意味を変えずにビジネスメールを作成すること
*#メール内容の英文法や英単語が間違っている場合は、修正すること。修正箇所を示すこと
*CEFRのC2レベル値する英文を生成すること
*適切な件名を付けること
*冒頭の挨拶、懇切丁寧な締めくくりと署名を入れること
#メール内容
｛日本語または英語のメール本文を入力｝
#出力形式
*件名
*本文
*英文法や英単語がある場合は修正をした箇所実際のChatGPTへの入力例
① 日本語のメールから英語のビジネスメールを作成する
はじめに、ChatGPTに日本語のメールから英語のビジネスメールを作成してもらいます。
内容は、顧客に対する見積書の提案としました。添付しているPDFを確認している旨を伝え、不明点があれば知られてもらうようにしました。
入力文：
#命令文
あなたは優秀な翻訳者です。
#制約条件に従って英語のビジネスメールを作成してください。
#制約条件
*#メール内容に基づいて本文を記述すること
*#メール内容にの記載内容の意味を変えずにビジネスメールを作成すること
*#メール内容の英文法や英単語が間違っている場合は、修正すること。修正箇所を示すこと
*CEFRのC2レベル値する英文を生成すること
*適切な件名を付けること
*冒頭の挨拶、懇切丁寧な締めくくりと署名を入れること
#メール内容
件名：お見積り書についてのご提案
〇〇株式会社
〇〇部長 様
いつも大変お世話になっております。△△株式会社の□□と申します。
先日のご要望に基づき、弊社製品の見積りを作成させていただきました。その詳細については、本メールにPDFファイルとして添付しておりますので、ご確認いただけますと幸いです。
ご不明な点や、追加情報が必要な場合は何時でもお知らせください。速やかに対応させていただきます。
今後とも宜しくお願い申し上げます。
敬具
□□
△△株式会社
連絡先：03-xxxx-xxxx
メール：xxxx@xxx.com
#出力形式
*件名
*本文
*英文法や英単語がある場合は修正をした箇所GPT-4の出力：
#制約条件に従った英語のビジネスメールの生成:
*件名
"Proposal for the Quotation Document"
*本文
Dear Director [〇〇],
I hope this message finds you well. This is [□□] from [△△ Corporation].
In line with your request from our recent discussion, we have prepared a quotation for our products. The details are provided in a PDF file attached to this email. We would greatly appreciate it if you could take a moment to review it.
Should you have any queries or need additional information at any time, please do not hesitate to let us know. We will respond promptly.
Thank you for your continuous support and we look forward to our continued collaboration.
Best Regards,
[□□]
[△△ Corporation]
Contact Number: 03-xxxx-xxxx
Email: xxxx@xxx.com
*修正箇所
The original Japanese text did not have any grammatical or vocabulary errors that required correcting. The entire text was translated while maintaining its original meaning and context. The language used is of CEFR's C2 level, ensuring the usage of complex sentences and a broad range of vocabulary.制約条件に従って英語の件名と本文が生成されました。
メールの内容は、元の日本語のメール内容から直訳され、その意味と文脈を維持しつつ、ビジネスレベルの英語となっています。
② 簡単な英文から英語のビジネスメールを作成する
もう一つの例として、ChatGPTに簡単な英文から英語のビジネスメールを作成してもらいます。
元のメールは例①と同じ内容としました。英語は基礎レベルで、英単語のミスや文法の誤りがある文としました。
入力文：
#命令文
あなたは優秀な翻訳者です。
#制約条件に従って英語のビジネスメールを作成してください。
#制約条件
*#メール内容に基づいて本文を記述すること
*#メール内容にの記載内容の意味を変えずにビジネスメールを作成すること
*#メール内容の英文法や英単語が間違っている場合は、修正すること。修正箇所を示すこと
*CEFRのC2レベル値する英文を生成すること
*適切な件名を付けること
*冒頭の挨拶、懇切丁寧な締めくくりと署名を入れること
#メール内容
Subject: Proposal of Quatation
Dear Mr.〇〇 of 〇〇 Co., Ltd.,
I am □□ from △△ Co., Ltd., always thank you for business.
Based on your request other day, I make quotation for our product. I attached PDF file of this quotation in this mail, so please check it.
If you have question or need more information, please tell me anytime. I respond quick.
I look forward to continuance of your patronage.
Best regards,
□□
△△ Co., Ltd.
Contact: 03-xxxx-xxxx
Mail: xxxx@xxx.com
#出力形式
*件名
*本文
*英文法や英単語がある場合は修正をした箇所GPT-4の出力：
#出力形式
*件名: Revised Quotation Proposal
*本文:
Dear Mr.〇〇,
I hope this message finds you well. I am □□ from △△ Co., Ltd., and I would like to express my deep appreciation for your continued patronage.
In line with your request the other day, I have prepared a quotation for our product. I have attached the PDF file of this quotation to this email for your review. Please do not hesitate to check it at your convenience.
Should you have any questions or require further information, please feel free to reach out at any time. I assure you of a prompt response.
We greatly value your patronage and look forward to its continuance.
Best regards,
□□
△△ Co., Ltd.
Contact: 03-xxxx-xxxx
Email: xxxx@xxx.com
*英文法や英単語がある場合は修正をした箇所:
"Proposal of Quatation" to "Revised Quotation Proposal" - To correct the spelling mistake and provide a clearer subject.
"always thank you for business." to "I would like to express my deep appreciation for your continued patronage." - To use more professional and formal language.
"I make quotation" to "I have prepared a quotation" - To use the correct verb tense.
"I attached PDF file" to "I have attached the PDF file" - To use the correct verb tense.
"please tell me anytime" to "please feel free to reach out at any time" - To use more professional and formal language.
"I respond quick" to "I assure you of a prompt response" - To use more professional and formal language.
"I look forward to continuance of your patronage" to "We greatly value your patronage and look forward to its continuance" - To use more professional and formal language.
"Mail" to "Email" - To use the correct term in this context.元の基礎レベルの英文を修正してビジネスメールとして適切なレベルのメールを作成してくれました。
件名は”Proposal of Quatation”から”Revised Quotation Proposal”に修正され、より明確で適切な表現に変更されています。
本文も同様に、フォーマルなビジネスメールとして適切な表現や文法に改められています。”always thank you for business”が”I would like to express my deep appreciation for your continued patronage”に修正され、より丁寧で正式な表現に変更されました。
また、”I make quotation”が”I have prepared a quotation”に、”I attached PDF file”が”I have attached the PDF file”に修正され、適切な時制を用いることで文の流れが自然になっています。
さらに、”please tell me anytime”が”please feel free to reach out at any time”に、”I respond quick”が”I assure you of a prompt response”に修正され、ビジネスメールとしてより適切な表現になりました。
最後に、”Mail”が”Email”に修正され、より一般的な表現に変更されています。
このように、今回のプロンプトを使ってビジネスメールを作成することで、英語の翻訳と修正のタスクを効率アップを図ることができます。
