「社内スケジュール調整の案内文をどのように書けば良いか悩んでいる…」「ChatGPTで社内スケジュール調整の案内文を作成できるの？…」そう思う方もいるのではないでしょうか。
実は、ChatGPTを利用すれば、スムーズで効率的にスケジュール調整の案内文の作成が可能になります。
今回PROMPTYでは、ChatGPTを用いて社内スケジュール調整の案内文を作成する方法、その具体的な方法と例をご紹介していきます。
プロンプト
#制約条件に従って社内のスケジュール調整の案内文を作成してください。
#制約条件
*#要項に基づいて作成すること
*上司にも送信することを想定して、礼節を弁えた文章にすること
*要件によっても文体を変えること（ミーティングや報告会ではフォーマル、イベントや食事会ではカジュアル）
*要件が伝わる件名を作成すること
*簡潔で分かりやすい文章を作成すること
#要項
*要件：{自由記述}
*日時の候補：{自由記述}
*場所：{自由記述}
*対象者(送信相手)：{自由記述}
*必要な準備物：{自由記述}
*返信期限や返信方法：{自由記述}例①：会議のスケジュールを調整する
例として、会議のスケジュールを調整する場合を紹介します。
入力文：
#制約条件に従って社内のスケジュール調整の案内文を作成してください。
#制約条件
*#要項に基づいて作成すること
*上司にも送信することを想定して、礼節を弁えた文章にすること
*要件によっても文体を変えること（ミーティングや報告会ではフォーマル、イベントや食事会ではカジュアル）
*要件が伝わる件名を作成すること
*簡潔で分かりやすい文章を作成すること
#要項
*要件：第二四半期の業績レビュー
*日時の候補：6月15日から6月20日の間、9:00～15:00まで
*場所：会議室AまたはB
*対象者(送信相手)：部署内の社員全員
*必要な準備物：各部署の業績レポート
*返信期限や返信方法：6月10日までにメールで参加の有無を連絡GPT-4の出力：
件名: 【重要】第二四半期業績レビューミーティングの日程調整について
皆様、
お疲れ様です。この度、第二四半期の業績レビューミーティングの日程調整を行いますので、ご協力をお願い申し上げます。
詳細は以下の通りです。
ミーティング要件：第二四半期の業績レビュー
日時：6月15日から6月20日までの間の9:00～15:00
場所：会議室AまたはB
必要な準備物：各自、各部署の業績レポート
これらの日程の中で参加可能な日時、および会議室の希望を明記の上、6月10日までにメールにてご連絡ください。最終的な日程は皆様のご都合を考慮の上、決定いたします。
また、ミーティングでは各部署の業績レポートの準備をお願いしております。各部署の達成度と今後の戦略について共有し、より一層の成果向上を目指します。
皆様の積極的な参加をお待ちしております。何かご不明な点がありましたら、遠慮なくお問い合わせください。
敬具フォーマルな文体で、業績レビューミーティングの案内文が出力されました。要件を網羅し、簡潔かつ分かりやすい形で情報伝達がなされています。また、上司にも送信することを想定し、適切な礼節を持つ文面となっています。
例②：忘年会のスケジュールを調整する
もう一つの例として、忘年会のスケジュールを調整する場合を紹介します。
入力文：
#制約条件に従って社内のスケジュール調整の案内文を作成してください。
#制約条件
*#要項に基づいて作成すること
*上司にも送信することを想定して、礼節を弁えた文章にすること
*要件によっても文体を変えること（ミーティングや報告会ではフォーマル、イベントや食事会ではカジュアル）
*要件が伝わる件名を作成すること
*簡潔で分かりやすい文章を作成すること
#要項
*要件：忘年会
*日時の候補：12月23日または12月26日または12月27日 19時から
*場所：新宿の居酒屋123
*対象者(送信相手)：部署内の社員
*必要な準備物：なし
*返信期限や返信方法：12月12日までに以下のフォームに回答GPT-4の出力：
件名: 【招待】年の瀬を飾る忘年会の日程調整にご協力を！
皆さん、こんにちは！
年末が近づき、心地よい冬の風が吹き始めましたね。その冬の風を肩に感じながら、この1年を振り返る素晴らしい時間を皆さんと一緒に過ごすため、忘年会の開催を計画しています。
以下の詳細をご確認いただき、参加の可否と希望日を以下のフォームにてお知らせください。
イベント：忘年会
候補日：12月23日、26日、または27日、各日ともに19時から開始予定
場所：新宿の居酒屋123
準備物：特になし（笑顔と楽しむ気持ちだけをお持ちください！）
皆さんの回答は12月12日までにお願いします。最終的な日程は皆さんの都合を最大限考慮して決定します
これからの寒さも、皆さんと一緒に過ごせば暖かいこと間違いなし！今年も一年、お疲れさまでした。この忘年会で、みんなで楽しく騒ぎ、新しい年を迎えるパワーをチャージしましょう！
お問い合わせ等ありましたら、遠慮なく私までご連絡ください。皆さんの参加を心から楽しみにしています！
それでは、回答フォームにてご連絡をお待ちしています。
よろしくお願いします！
カジュアルな文体で、社内の忘年会の案内文が出力されました。楽しく参加を促す文面でありながら、必要な情報を明瞭に伝えています。このようなフォーマルでないシーンでも礼節を保つことを忘れていません。
まとめ
今回PROMPTYでは、ChatGPTで社内スケジュール調整の案内文を作成する方法を紹介しました。
ChatGPTを活用することで、円滑なコミュニケーションと効率的なスケジュール調整を実現することができます。
今回の例を参考に、皆さまもChatGPTを活用して社内スケジュール調整の案内文の作成にトライしてみてはいかがでしょうか。
