「毎回の会議のアジェンダ作成が手間だ…」「ChatGPTで簡単にアジェンダを作ることはできるの？…」そう思う方もいるのではないでしょうか。
実は、ChatGPTを利用すれば、会議のテーマに応じたアジェンダを効率的に作成することが可能です。
今回PROMPTYでは、ChatGPTを用いて会議のアジェンダを作成する方法を例文を使ってご紹介します。
プロンプト
プロンプトテンプレ：
#命令文
あなたはプロジェクトのリーダーです。
以下の条件に従って会議のアジェンダを作成してください。
#会議の目的
{会議目的を入力}
#参加者とその役割
{参加者リストを入力}
#議論すべき特定の課題や問題
{自由記述}
#全体の所要時間
{所要時間を入力}
#出力形式
会議アジェンダ（所要時間）
進行する順番で番号を付けて出力すること
例：１．チームメンバーからの報告【15分】
1-1.設計担当者からの報告（3分）実際のChatGPTへの入力例
① 製品開発の進捗報告のアジェンダを作成する
例として、ChatGPTに新製品の家電の開発の進捗報告のアジェンダを作成してもらいます。
チームメンバーの進捗報告をメインとして、全体の所要時間を90分としました。
入力文：
#命令文
あなたはプロジェクトのリーダーです。
以下の条件に従って会議のアジェンダを作成してください。
#会議の目的
新製品の家電の開発プロセスの進捗状況を共有し、次の段階に移るための計画を確認する
#参加者とその役割
*ジョン・スミス：プロジェクトマネージャー
*サラ・ジョンソン：製品設計リーダー
*マイケル・ウィリアムズ：マーケティングマネージャー
*リサ・ブラウン：製造部門リーダー
*デビッド・ジョーンズ：品質保証チームリーダー
#議論すべき特定の課題や問題
*新製品の生産コストが予想よりも高くなりそうである。
*ターゲット市場での競争が激化している。
*品質保証チームが設定した品質基準を満たすためには、製造プロセスを調整する必要がある。
*新型コロナウイルスの影響で、製造部門の供給チェーンが不安定になっている。
#全体の所要時間
90分
#出力形式
会議アジェンダ（所要時間）
進行する順番で番号を付けて出力すること
例：１．チームメンバーからの報告【15分】
1-1.設計担当者からの報告（3分）GPT-4の出力：
以下に、指示に従って作成した会議のアジェンダを提示します：
新製品開発プロジェクト チーム会議
目的: 新製品の家電の開発プロセスの進捗状況を共有し、次の段階に移るための計画を確認する
所要時間: 90分
議題:
1.開会とイントロダクション (5分)
1-1. プロジェクトマネージャー、ジョン・スミスによる挨拶と議題の紹介
2.各部門からの進捗報告 (40分)
2-1. 製品設計リーダー、サラ・ジョンソンからの報告（10分）
2-2. マーケティングマネージャー、マイケル・ウィリアムズからの報告（10分）
2-3. 製造部門リーダー、リサ・ブラウンからの報告（10分）
2-4. 品質保証チームリーダー、デビッド・ジョーンズからの報告（10分）
3.課題や問題についての議論と解決策の提案 (30分)
3-1. 生産コストの高騰問題（7分）
3-2. ターゲット市場における競争の激化（7分）
3-3. 品質基準達成のための製造プロセス調整（8分）
3-4. 供給チェーンの不安定性と新型コロナウイルスの影響（8分）
4.次の段階に向けた行動計画の策定 (10分)
4-1. 各部門からの提案とコンセンサス形成
5.会議のまとめと閉会 (5分)
5-1. プロジェクトマネージャー、ジョン・スミスによるまとめと次回会議の日程確認与えられた情報に基づいて会議のアジェンダが出力されました。プロンプトの指示通り、適切に番号付けされ、所要時間も示されています。また、各項目は具体的なタスクや話題に分割されていて、会議の流れが明確になっています。それぞれのアジェンダに対する所要時間についても違和感のない時間配分になっています。
② 経営戦略に関する会議のアジェンダを作成する
もう一つの例として、ChatGPTに経営戦略に関する会議のアジェンダを作成してもらいます。
会議の目的は製品の市場戦略うあ財務戦略とし、参加者はCEOやCTOなど企業の上層部の人間としました。
入力文：
#命令文
あなたはプロジェクトのリーダーです。
以下の条件に従って会議のアジェンダを作成してください。
#会議の目的
新製品「QuantumShoe」の市場投入戦略、既存製品「InnoSole」の市場拡大策、次年度の財務戦略
#参加者とその役割
CEOの田中、CFOの佐藤、CMOの小林、CTOの加藤、COOの阿部
#議論すべき特定の課題や問題
*QuantumShoeの市場投入戦略として、ターゲット市場の定義、価格設定、マーケティング戦略、供給チェーンの調整などについて議論する。
*既存製品「InnoSole」の市場拡大策として、新たなマーケットセグメントへの展開、新たな販売チャネルの開拓、プロモーション戦略の改善などについて議論する。
*次年度の財務戦略として、投資戦略、予算配分、コスト削減の機会、資金調達戦略などについて議論する。
#全体の所要時間
120分
#出力形式
会議アジェンダ（所要時間）
進行する順番で番号を付けて出力すること
例：１．チームメンバーからの報告【15分】
1-1.設計担当者からの報告（3分）GPT-4の出力：
以下に、指示に従って作成した会議のアジェンダを提示します：
新製品・市場拡大・財務戦略 チーム会議
目的: 新製品「QuantumShoe」の市場投入戦略、既存製品「InnoSole」の市場拡大策、次年度の財務戦略の策定
所要時間: 120分
議題:
1.開会とイントロダクション (5分)
1-1. CEO、田中による挨拶と議題の紹介
2.新製品「QuantumShoe」の市場投入戦略 (40分)
2-1. ターゲット市場の定義（10分） - CMO、小林のプレゼンテーションと議論
2-2. 価格設定（10分） - CFO、佐藤のプレゼンテーションと議論
2-3. マーケティング戦略（10分） - CMO、小林のプレゼンテーションと議論
2-4. 供給チェーンの調整（10分） - COO、阿部のプレゼンテーションと議論
3.既存製品「InnoSole」の市場拡大策 (35分)
3-1. 新たなマーケットセグメントへの展開（10分） - CMO、小林のプレゼンテーションと議論
3-2. 新たな販売チャネルの開拓（10分） - CTO、加藤のプレゼンテーションと議論
3-3. プロモーション戦略の改善（15分） - CMO、小林のプレゼンテーションと議論
4.次年度の財務戦略 (35分)
4-1. 投資戦略（10分） - CFO、佐藤のプレゼンテーションと議論
4-2. 予算配分（10分） - CFO、佐藤のプレゼンテーションと議論
4-3. コスト削減の機会（7分） - COO、阿部のプレゼンテーションと議論
4-4. 資金調達戦略（8分） - CFO、佐藤のプレゼンテーションと議論
5.会議のまとめと閉会 (5分)
5-1. CEO、田中によるまとめと次回会議の日程確認プロンプト通り、「QuantumShoe」の市場投入戦略、既存製品「InnoSole」の市場拡大策、次年度の財務戦略に関する会議のアジェンダを作成しました。
例①と同様、それぞれの議題は時間に合わせて適切に分割され、具体的なタスクや話題に対する議論の時間が確保されています。また、今回のアジェンダでは参加者の役割に基づいて、各トピックを進行する参加者が指定されています。
このように、今回のプロンプトを活用することで、会議の目的や参加者に応じたアジェンダを簡単に作成することができます。
