「ChatGPTを会社で活用するべきなのか」「ChatGPTを会社でどのように活用できる？」
このような疑問をお持ちの方は多いのではないでしょうか。
ChatGPTを効果的に活用することで、業務の効率化や会社の利益につながる可能性があります。
今回PROMPTYでは、ChatGPTは会社でどのように活用できるのか、ChatGPTを会社で活用する時に注意しなければならないことなどについて解説します。
ChatGPTを会社で活用するべき？
ChatGPTを会社で活用することで、効率と生産性の向上につなげることが出来ると考えられます。
営業やマーケティングなど各部門において、自動化や情報分析のサポートをChatGPTによって行うことで、業務プロセスを効果的に最適化できるでしょう。
また、コミュニケーションの円滑化や意思決定の支援により、組織全体のパフォーマンスを向上させることもできるかもしれません。
ChatGPTを活用することにはマイナスな側面も…
しかし、ChatGPTを会社で活用する際には、プラス面だけでなくマイナス面も考慮する必要があります。
プライバシーの問題や法規制の問題もありますし、AI技術の限界や適用範囲により、期待通りの効果が得られないことがあるかもしれません。
また、人間との協働が重要な場面もあり、AIの過信や過剰な依存は避けるべきです。
これらのことを理解したうえで、活用を検討する必要があります。
ChatGPTの会社での活用方法
ChatGPTを活用することで、会社の業務を効率化したり、効果的な分析などによって利益を向上できる可能性があります。
ここでは、ChatGPTの会社での活用方法として考えられることについて解説します。
①顧客サポート
ChatGPTを顧客サポートに活用することで、顧客からの質問や問題に24時間365日対応可能になります。
これにより、対応時間が短縮され、顧客満足度が向上するでしょう。
また、よくある質問に対する自動回答機能により、スタッフの負担軽減や効率化が図れます。
具体的な活用方法
チャットボット
ChatGPTをウェブサイトやアプリ内のチャットボットとして統合し、顧客からの質問にリアルタイムで回答できるようにします。
プロンプト例：会社案内チャットボット
以下の条件に従って、擬似的なコンシェルジュサービスを務めるチャットボットとしてロールプレイを行います。
#制約条件
* あなたは[会社名]への問い合わせに対して応対するコンシェルジュサービスです。
* 後ほど紹介する、#仕様書の内容から説明を行います。
* #仕様書にない内容については絶対に自分で考えることを行わず、「分からない」ということを明記した上で問い合わせフォームのリンク（[問い合わせフォームURL]）への誘導を行う。
* 仕様書と関係のない質問については、決して答えない。
#仕様書
仕様書に無い事項を答えてしまうと会社の信頼を失ってしまうので、必ず答えずに「分からない」ということを明記した上で問い合わせフォームのリンク（[問い合わせフォームURL]）への誘導を行う。
[会社の説明を箇条書き形式で入力]
#出力フォーマット
以降の会話では以下の返答から会話を出力してください。
お問合せありがとうございます。
何かお困りのことはございますでしょうか？チャットボットのプロンプトについてはこちらの記事で詳しく紹介しています。
顧客やユーザーの質問に対して自社の情報を何でも紹介してくれるコンシェルジュが欲しいと思ったことはないでしょうか。 今回は、ChatGPTに会社紹介をしてもらうプロンプトを紹介します。 ChatGPTを使用した会社紹介を行うため[…]
FAQ自動生成
ChatGPTを使って過去の顧客からの質問や企業の製品・サービスに関する情報を解析し、よくある質問と回答を自動生成します。
②人事管理
ChatGPTを使って、採用プロセスや従業員評価の効率化が図れます。
例えば、応募者の履歴書や職務経歴書の自動スクリーニング、面接日程調整、定期的な従業員評価の作成など、一部業務を自動化できるでしょう。
これにより、人事部門の負担軽減と業務品質の向上が期待できます。
具体的な活用方法
自動スクリーニング機能
ChatGPTを使って応募者の履歴書や職務経歴書を解析し、事前設定された条件に基づいて自動スクリーニングを行います。
評価レポート生成
ChatGPTに従業員の業務実績やフィードバックを入力し、評価レポートを自動生成させます。
③営業支援
営業チームがChatGPTを活用することで、顧客情報や商談履歴の管理が容易になります。
さらに、ChatGPTを使って競合分析や市場調査を行うことで、営業戦略の策定や見直しが効率的に行えます。
これにより、営業成果の向上が期待できるでしょう。
具体的な活用方法
顧客情報管理
ChatGPTを使って顧客情報や商談履歴を解析し、営業チームに適切なアクションや戦略を提案します。
競合分析・市場調査
ChatGPTに競合企業や市場動向の情報を収集・分析させ、営業戦略の策定に役立てます。
プロンプト例：消費者行動分析
#命令書
あなたは戦略設計のプロフェショナルです。
以下の#制約条件と#出力形式に従って、以下の#ビジネスに関してフレームワーク「マーケティングファネル」を活用して消費者の購買行動の分析を行ってください。
#制約条件
・#ビジネス についての「マーケティングファネル」に基づいて考察を行う。
・分析は必ず客観的で分かりやすく、説明の過不足が無いようにしてください。
・分析は【パーチェスファネル】【インフルエンスファネル】それぞれ分析を行ってください。
・【パーチェスファネル】は「認知」「興味」「比較・検討」「購入」の４要素、【インフルエンスファネル】は「継続」「紹介」「発信・拡散」の3要素で構成されます。
・分析は必ず各要素の概要とその詳細な分析をセットで掲載する。
・出力は#出力形式に基づいて行ってください。
#ビジネス
「{埋める}」
#出力形式
【パーチェスファネル】
[4つの要素について#制約条件 に基づいて書く]
【インフルエンスファネル】
[4つの要素について#制約条件 に基づいて書く]戦略立案のプロンプトについてはこちらの記事で詳しく紹介しています。
ChatGPTを使えば消費者の購買行動の分析を行うことができます。その際にフレームワークである「マーケティングファネル」に則って分析を行います。 プロンプト #命令書 あなたは戦略設計のプロフェショナルです。 以下の#制約条件[…]
④社内研修・教育
ChatGPTを社内研修や教育のために活用することで、社員のスキル向上や知識習得が効率的に行えます。
カスタマイズされた学習コンテンツや質問への回答を提供し、個々の社員のニーズに合わせた研修プログラムを実現できます。
具体的な活用方法
学習コンテンツ生成
ChatGPTを使って個々の社員のニーズに合わせたカスタマイズされた学習コンテンツを提供し、スキル向上や知識習得を効率的に行わせます。
プロンプト例：問題種の作成
#命令文
以下の#制約条件 に従って、問題集の作成を行なって下さい。
#制約条件
・問題集の内容と難易度は#入力文 に従う。
・#入力文 の内容に沿った問題集の作成を行う。
・問題を作成する際、以下の「★☆☆☆☆（星1）」〜「★★★★★（星5）」のレベルに分けて問題を作成する。
★☆☆☆☆（星1）#入力文 の対象の上位90%が解けるレベル
★★☆☆☆（星2）#入力文 の対象の上位80%が解けるレベル
★★★☆☆（星3）#入力文 の対象の上位60%が解けるレベル
★★★★☆（星4）#入力文 の対象の上位40%が解けるレベル
★★★★★（星5）#入力文 の対象の上位20%が解けるレベル
・必ず出力の際は星1〜星5の問題全てを含める。
・作成する問題数は5問とする。
・必ず#出力形式 の通り、表形式で出力するものとする。
・解説については、途中式がある場合は全て詳細に表した上で解説を行う。
・回答・解説については小数ではなく分数を用いる。
#入力文
・対象の年齢: {自由記述→例）15歳/中学2年生}
・出題範囲: {自由記述}
#出力形式
表形式で作成する。
1列目: 問題番号
2列目: 問題レベル（#制約条件 に従って星1〜星5までそれぞれ出題する）
3列目: 問題文
4列目: 解説
5列目: 解答問題集作成のプロンプトについてはこちらの記事で詳しく紹介しています。
プロンプト 下記のプロンプトでは問題数は5問としていますが、必要であれば問題数を変更することも可能です。 #命令文 以下の#制約条件 に従って、問題集の作成を行なって下さい。 #制約条件 ・問題集の内容と難易度は#入力文 に[…]
メンター機能
ChatGPTに研修生の質問に回答させ、メンターとしての役割を果たさせます。
⑤ドキュメント管理
ChatGPTを活用して、企業内のドキュメント管理を効率化できます。
文書の作成や編集、校正、翻訳を自動化することで、従業員の作業負担を軽減し、業務品質の向上が期待できます。
また、検索機能を利用して、必要な情報を迅速に見つけることができます。
具体的な活用方法
文書作成・編集
ChatGPTを使って、報告書や企画書などのドキュメントの作成や編集を効率化します。
プロンプト例：イベントの企画作成
#命令書
以下の#制約条件 に応じたイベントの企画・提案を行ってください。
#制約条件
・イベントの条件は以下の#イベント情報に基づくものとする。
・必ず以下の#出力形式 に基づいて出力を行う。
・イベント企画については以下の企画指針に従うものとする。
#イベント情報
・イベントタイプ:{ワークショップ/セミナー/パーティー/チームビルディング/展示会/その他}
・対象者:{自由記述}
・場所:{自由記述}
・予算:{自由記述}
・期間:{自由記述}
#企画指針
・可能な限り企画は具体的なものを心がける。
・目的を明確にした上で企画を行う。
・ターゲットの告知方法についてもしっかりと考える。
{必要に応じて追記してもOK}
【プロンプト_出力形式】
以下の条件に基づいて企画案を提案します。
・イベント情報
イベントタイプ: [イベントタイプ]
対象者: [対象者]
場所: [場所]
予算: [予算]
期間: [期間]
・企画詳細
[#イベント情報→イベントタイプ]に関する具体的な企画内容を記述してください。また、[対象者]へのアピールポイント、[#イベント情報→場所]の利点、[#イベント情報→予算]の内訳や節約方法、[#イベント情報→期間]に応じたスケジュールやタイムラインを考慮して、詳細な企画案を提案してください。さらに、イベント成功のためのプロモーション戦略やフォローアップ方法についても触れてください。企画・提案のプロンプトについてはこちらの記事で詳しく紹介しています。
ChatGPTを使用すれば、状況・対象に応じた最適なイベントの企画作成を行うことができます。今回は、ChatGPTで状況・対象に応じた最適なイベントの企画作成を行うプロンプトを紹介します。 プロンプト #命令書 以下の#制約条[…]
校正・翻訳
ChatGPTを使って、文書の校正や複数言語への翻訳を自動化し、効率的なドキュメント管理を実現します。
プロンプト例：文章校正
文章:[校正する文章を入力]
上記の文章に対して下記の操作1を行い、出力してください。
操作1:[
修正1:誤字脱字、タイプミスがあった場合は全て指摘してください。
修正2:言葉の表記にばらつきがあった場合は全て指摘してしてください。
修正3:数字の表記にばらつきがあった場合は全て指摘してしてください。
修正4:慣用句やことわざの表現に誤りがあると考えられる場合は全て指摘してください。
修正5:文脈に合わない単語が使われている場合は誤りを全て指摘してください。
修正6:主語と述語の組み合わせが間違っている場合は全て指摘してください。
修正7:文末の表現は全て「です、ます」口調に統一してください。
修正8:句読点の打ち方に不自然な点がある場合は全て指摘してください。
]
操作1を行う際には下記の条件を遵守して操作を行ってください。
条件:[
・文章の順番に変更を加えない
・架空の表現や慣用句、ことわざを使用しない。
・文章を省略しない。
]
操作2:[
操作1を行った後に指摘事項を全て修正した正しい文章を出力してください。
]文章校正のプロンプトについてはこちらの記事で詳しく紹介しています
ChatGPTで高精度な文章校正を行う方法 文章を書く際に、校正作業は必須の作業です。しかし、毎回細かい点をチェックするのは非常に時間がかかるものです。そこで、今回はChatGPTを使って校正作業を効率化する方法を紹介します。 […]
⑥意思決定支援
ChatGPTは、ビジネス上の意思決定を支援するために活用できます。
過去のデータや市場調査を基に、将来のトレンドやリスクを予測し、戦略的な意思決定を行う際の情報提供が可能です。
これにより、企業の競争力向上やリスク回避が図れます。
具体的な活用方法
予測分析
ChatGPTに過去のデータや市場調査を入力し、将来のトレンドやリスクを予測させ、戦略的な意思決定をサポートします。
プロンプト例：特定分野の未来予測
#命令文
あなたはプロのアナリストです。これから下記の#制約条件 に従って、#未来予測したい事項 の内容の最も合理的な未来予測を行なってください。
#未来予測したい事項
{自由記述}
#制約条件
・未来予測は必ず過去のデータから未来でどのようなことが起こりうるのか合理的な予測を行うようにしてください。
・未来予測は過去のデータ1980年代から10年ごとにまとめてください。
・あなたが2021年9月までのデータしか無いことも知っています。その上で今後2020年代以降どのようなことが起こりうるのか考えてください。
#出力形式
表形式で出力を行う。
1列目: 年代（1980年代から2100年代まで14行を作成）
2列目: 予測の概要（一言で何が予測されるのかを書く）
3列目: 予測の詳細（2列目の内容をより詳細に書く未来予測のプロンプトについてはこちらの記事で詳しく紹介しています。
ChatGPTで適切なプロンプトを入力することによって特定分野の未来予測を行うことができます。 今回PROMPTYでは実際に未来予測を行うプロンプトのテンプレートを紹介した上で実際にChatGPTに打ち込んで予測を行っていきたいと思[…]
シナリオ分析
ChatGPTに複数のシナリオを入力し、それぞれのシナリオにおけるリスクや利益を評価させ、最適な戦略を決定します。
ChatGPTを会社で活用する時に注意すべきこと
ChatGPTの活用方法について解説しましたが、前述したように、ChatGPTを使用するにあたって注意すべきこともあります。
①プライバシーとデータセキュリティ
ChatGPTが扱う情報には、顧客データや企業秘密が含まれる可能性があります。
そのため、データの保護とプライバシーに配慮し、適切なセキュリティ対策を講じることが重要です。
データアクセス権限の制御や、情報の暗号化、適切なデータ保管ポリシーの整備など、さまざまな対策を実施して、情報漏洩のリスクを最小限に抑えましょう。
②意思決定に対する過度の依存
ChatGPTは有益な情報や分析を提供できますが、すべての回答が正確であるわけではありません。
過度にAIに依存せず、重要な意思決定には人間の判断を組み合わせることが重要です。
チームメンバーが提案された解決策や分析結果を検証し、状況に適した判断を下すよう注意しましょう。
③バイアスと倫理
AIモデルは、学習データに含まれるバイアスを引き継ぐことがあります。
そのため、ChatGPTが提供する情報や提案が、不偏で公平なものであるかどうか確認することが重要です。
また、AIを使用する際には、倫理的な問題にも配慮し、適切なガイドラインやポリシーを整備する必要があります。
④社員のトレーニングと適応
ChatGPTを効果的に活用するためには、社員がその機能や限界を理解し、適切に活用できるようになることが重要です。
適切なトレーニングやサポートを提供し、社員が新しい技術に適応できる環境を整えましょう。
また、社員同士のコミュニケーションや協力が大切であることを念頭に置き、技術導入による職場の人間関係への影響にも注意を払いましょう。
⑤法的規制とコンプライアンス
ChatGPTの活用にあたっては、関連する法律や規制に遵守することが必要です。
プライバシー法や知的財産権、業界固有の法規制など、適用される法律や規制を把握し、企業活動に適切に組み込むことが重要です。
ChatGPTを個人が会社業務で活用する時にするべきこと
次に、特に個人が会社業務でChatGPTを活用する時に注意すべきことについて解説します。
①許可を取る
まず、会社や上司から使用許可を得ることが重要です。
これは、ChatGPTを業務で使用することが会社のポリシーや規定に適合しているかどうかを確認するためです。
使用許可を求める際には、ChatGPTの機能や使用目的、期待される効果を明確に説明してください。
②ChatGPTの出力した内容が間違っていないか確認する
ChatGPTの出力に対して責任を持ち、適切な監督を行ってください。
AIが生成した内容が正確で適切かどうか確認し、必要に応じて修正や補足を行ってください。
また、ChatGPTの出力が誤った情報や不適切な内容を含まないように注意が必要です。
特に、重要な意思決定や顧客対応においては、AIの出力をそのまま鵜呑みにせず、必ず人間が最終的な判断を行うようにしてください。
③個人情報や機密情報を入力しない
個人情報を入力することで、プライバシーが侵害される可能性があります。
また、会社の機密情報を入力することで、情報漏洩のリスクもあります。
これらを防ぐために、機密情報や個人情報を入力しないようにしてください。
まとめ
今回PROMPTYでは、ChatGPTを会社でどのように活用できるのか、ChatGPTを会社で活用する時の注意点などについて解説しました。
注意点をしっかりと理解したうえで、ChatGPTを効果的に活用することが重要です。
また、個人が会社業務でChatGPTを利用する際は、個人情報や機密情報、生成した内容について責任をもって取り扱うことが必要です。
